Seis señales de alerta que debe buscar en su departamento de compras

Es difícil ser comprador porque todo el mundo siempre le está gritando, ya sea porque no tiene suficiente material o porque tiene demasiado. También es un desafío desde el punto de vista de que las compras operan en el peldaño más bajo de las listas de materiales, que es donde la volatilidad de la programación tiende a ser más pronunciada y donde existe la mayor incertidumbre en cuanto a cuáles son realmente los verdaderos requisitos de compra. Como resultado, hay una gran cantidad de protección de responsabilidad que ocurre en los departamentos de compras.

Corresponde a la dirección determinar si los compradores tienen toda la información de gestión que necesitan (los sistemas y los procesos) para determinar mejor qué se debe comprar, cuándo y cuánto.

Hay seis preguntas que puede hacerse a sí mismo y a su departamento de compras para determinar cuál es realmente el verdadero estado de la organización de compras.

Pregunta 1: ¿Se arreglan mucho las listas de materiales?

¿Las compras o la fabricación a menudo se encuentran arreglando listas de materiales? Si lo hacen, eso apunta a un verdadero fracaso en la gestión de cambios de ingeniería y está teniendo sus efectos aguas abajo. Esa es una señal de alerta de inmediato.

Pregunta 2: ¿Sus compradores confían en Excel en lugar de ERP?

¿Sus compradores exportan rutinariamente datos de ERP a Excel para poder modificarlos y determinar qué es lo que necesitan comprar? Si es así, entonces esa es una gran señal de alerta porque tiene un sistema que proporciona una forma de determinar lo que se necesita comprar.

Pregunta 3: ¿Qué es un artículo de stock y qué no lo es?

Pregunte a su gestión de compras cómo deciden qué es un artículo de stock y qué no lo es. La respuesta debe ser realmente clara y debe tener sentido.

Pregunta 4: ¿Cómo se establecen los niveles de inventario objetivo?

Pregunte a la gestión de compras qué metodología emplean para determinar los niveles de inventario objetivo para los artículos de stock. Si se basa en tener un cierto número de días disponibles en función de la demanda promedio, entonces eso es un problema porque esa no es la forma correcta de hacerlo. Todo el mundo lo hace de esa manera, pero está mal.

Pregunta 5: ¿Cómo se establecen las cantidades de Kanban?

Si es una organización ajustada que practica la gestión de materiales basada en la extracción utilizando kanbans, entonces, de manera similar, pregunte a la gestión de compras cómo determinan las cantidades de Kanban y con qué frecuencia se actualizan.

Pregunta 6: ¿Cómo se gestionan los plazos de entrega de las compras?

¿Qué hacen las compras para mantener los plazos de entrega de las compras en el ERP? Si es una simple cuestión de llamar al proveedor y preguntarle "oye, ¿cuál es tu plazo de entrega?", entonces tal vez inicialmente esté bien, pero de forma continua, no puede confiar en este enfoque. La mayoría de los proveedores no conocen sus propios plazos de entrega y no pueden cumplirlos de todos modos. Tiene que emplear otros métodos para mantener sus plazos de entrega.