Gestión de VMI como cliente: desafíos y soluciones transaccionales

El inventario en consignación puede plantear desafíos transaccionales especiales para los clientes que mantienen stock de VMI

La mayoría de nosotros sabemos que el inventario en consignación, comúnmente denominado inventario gestionado por el proveedor (VMI), puede proporcionar ventajas significativas en términos de flujo de caja y disponibilidad de materiales. Pero, ¿qué ocurre si implementamos el VMI para materias primas o productos terminados?, es decir, para los tipos de artículos que no se pueden distribuir a través de máquinas expendedoras. En muchos casos, la implementación del VMI para artículos de inventario como estos crea nuevos desafíos.

En el centro de estos desafíos está el hecho de que el inventario tiene dos vidas: una “vida financiera” marcada por transacciones financieras como facturas y pagos, y una “vida operativa” marcada por transacciones físicas de inventario como envíos, recepciones y transferencias. Estamos acostumbrados a que estas dos perspectivas del inventario avancen al mismo ritmo. Sin embargo, el VMI interrumpe las prácticas comerciales habituales al disociar temporalmente el inventario físico de sus efectos financieros.

Las diferencias de tiempo resultantes pueden generar déficits de información y una serie de soluciones manuales diseñadas para superarlos. Aquí hay un breve resumen de estos desafíos:

Transacciones manuales de inventario

El sello distintivo del VMI es que el proveedor es el propietario del inventario y usted paga por los artículos tomados de este inventario solo después de que se hayan consumido o vendido. Esta es la definición de “inventario en consignación”. El desafío es que debe existir un método confiable para transferir la propiedad del inventario del proveedor en el momento adecuado.

Para los materiales indirectos, la situación se simplifica enormemente, ya que generalmente son artículos que no son de inventario y que se pueden gastar a posteriori cada vez que se emite una orden de reposición.

Sin embargo, para los materiales directos y los productos terminados, la situación es más desafiante, ya que la transferencia de propiedad debe activarse cuando la producción o las ventas utilizan el artículo. Aquí es donde a menudo surgen la coordinación manual, las transacciones manuales y las desviaciones del procedimiento estándar para evitar efectos financieros no deseados. Este trabajo adicional a veces puede mitigar los beneficios percibidos del VMI.

Pedidos de reposición manuales

Un enfoque común es que los proveedores configuren portales web donde sus clientes puedan realizar pedidos de reposición según sea necesario. Algunos proveedores incluso emplean personal para visitar los sitios de los clientes de forma regular para realizar los pedidos ellos mismos en nombre del cliente. Esto funciona bien para el proveedor, ya que se puede enviar inmediatamente una orden de compra desde el punto de uso.

Sin embargo, estos enfoques tienen algunas limitaciones para el cliente, particularmente para los materiales directos y los productos terminados. En primer lugar, es posible que no exista inmediatamente una orden de compra en el sistema del cliente para facilitar la recepción. Esto también dificulta la visibilidad del material y la capacidad de cotejar los recibos con las facturas de AP.

Además, tener un portal web diferente para cada proveedor de VMI puede resultar tedioso para los empleados si se emplean varios proveedores de VMI. Esto dificulta la ampliación del uso del VMI.

Visibilidad limitada del stock

El inventario en consignación a menudo no es visible en su ERP, aunque algunos sistemas tienen una funcionalidad especial para lograr esto. Para aquellos usuarios que no tienen esta funcionalidad especial, la falta de visibilidad del inventario físico junto con la ausencia de órdenes de compra de reposición en su sistema puede impedirle saber fácilmente qué está exactamente en pedido y qué hay en stock. Por lo tanto, el VMI a veces produce un punto ciego de gestión.

Planificación de la demanda desconectada

Es posible que inicialmente se haya realizado un análisis para configurar un programa de VMI y sus niveles de stock asociados. Sin embargo, las condiciones pueden cambiar con el tiempo. La estacionalidad, el seguimiento del uso real y las previsiones del mercado pueden y deben desempeñar un papel en el ajuste de los niveles de stock objetivo como parte de un programa de VMI gestionado activamente diseñado para evitar la escasez o el exceso de stock.

El problema es que la planificación de la demanda de inventario generalmente no se practica de manera consistente, efectiva o eficiente. En nuestra práctica de consultoría, hemos visto situaciones en las que se dedica un esfuerzo significativo a la previsión y la planificación, pero el VMI, sin embargo, se vuelve difícil de gestionar y conlleva un riesgo operativo no deseado.

Soporte VMI limitado del proveedor

No todos los proveedores ofrecen un programa de VMI, tal vez debido a los desafíos de ejecución descritos aquí o porque tienen una predisposición fundamental en contra de mantener el inventario de sus clientes.

Soluciones para lograr un VMI práctico y eficaz

Altemir Consulting puede ayudar a implementar un programa de VMI para proveedores o consumidores que sea práctico, eficiente y eficaz. Nuestro objetivo es maximizar el uso de sus sistemas y prácticas existentes para que el VMI sea fácil y eficaz.

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