Cerrar el círculo entre las previsiones de ventas y la planificación de operaciones

La previsión de la demanda puede ser una herramienta de planificación estratégica práctica, útil y eficaz cuando se aplica de la manera correcta.

Una motivación común para desarrollar previsiones de ventas es impulsar las decisiones estratégicas de planificación empresarial en las áreas de dotación de personal, inversión de capital y gestión de la cadena de suministro. Algunos de los desafíos que enfrentan muchos fabricantes al intentar establecer estas capacidades de planificación estratégica incluyen:

• Hacer que la previsión de ventas rutinaria sea práctica
• Asegurarse de que las previsiones de ventas caractericen adecuadamente la demanda de los clientes a largo plazo
• Aplicar eficazmente las previsiones de ventas a la planificación de la capacidad de producción y del inventario

Estos desafíos a menudo se abordan a través de un proceso formal de planificación estratégica denominado Planificación de Ventas, Inventario y Operaciones (SIOP) o, alternativamente, en la lengua vernácula más utilizada y abreviada, Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP).

Independientemente de cuán formalizados o maduros sean sus procesos de planificación estratégica, aún puede haber desafíos para establecer una forma repetible y sostenible de traducir las previsiones de ventas en planes operativos eficaces y prácticos.

El mito de la precisión de las previsiones

Existe el viejo estribillo de que “las previsiones siempre son erróneas”. Esto es ciertamente de esperar, ya que ninguno de nosotros puede ver perfectamente el futuro. Si bien puede ser intuitivo y convincente caracterizar las previsiones como “precisas” o “inexactas”, es más productivo pensar en cómo la demanda real se desvía de la previsión.

Es posible que una previsión esté sobreestimada o subestimada en un período particular, pero que siga siendo útil y eficaz para impulsar la planificación de la producción y el inventario. La clave es centrarse más en medir y trabajar para eliminar las desviaciones inherentes de las previsiones, porque eso es lo que puede conducir a impactos financieros adversos y a la pérdida de oportunidades de ingresos con el tiempo. La búsqueda de la “precisión” de las previsiones, por el contrario, puede conducir a enfoques de “sincronización del mercado” que tienen más éxito en inducir la volatilidad en los procesos de planificación de la producción que en impulsar eficazmente el inventario y la producción. Este enfoque contraproducente de actualizar frecuentemente las previsiones generalmente requiere más trabajo, pero no proporciona ningún beneficio práctico correspondiente.

Un énfasis excesivo en la planificación del inventario basada en las previsiones

Una de las implicaciones de adoptar el enfoque de “sincronización del mercado” para la previsión de la demanda es la frecuente actualización de los niveles de inventario objetivo que deben seguir. Esto es particularmente problemático para los productos y mercados donde la demanda es desigual y esporádica, con picos de demanda alternados y períodos de inactividad. Así como se necesita trabajo adicional para ajustar las previsiones de la demanda, también se requiere trabajo adicional para ajustar continuamente los parámetros de planificación del inventario en consecuencia. La pregunta es, ¿con qué fin es esto útil?

El propósito del inventario (en lo que se refiere a los productos terminados) es proporcionar un amortiguador entre la demanda del cliente y la producción con el fin de absorber las fluctuaciones de la demanda. Esto no significa que tenga que mantener muchas existencias para poder simplificar o relajar su régimen de previsión. Afortunadamente, existen técnicas eficaces y fiables para la optimización del inventario que son independientes de las previsiones proporcionadas por el cliente. De hecho, hemos descubierto que el inventario casi siempre se puede reducir en un 20% o más al mismo tiempo que se mejoran las tasas de cumplimiento de pedidos al 95% al 99%, incluso en entornos donde la demanda de los clientes es escasa y desigual.

A menudo, es posible realizar una planificación adecuada del inventario sin necesidad de previsiones proporcionadas por el cliente. Esta es una buena noticia, ya que usted tiene control sobre la calidad de su planificación del inventario, mientras que usted no tiene control sobre la calidad de las previsiones de sus clientes.

De ninguna manera estoy diciendo que las previsiones de los clientes nunca deberían desempeñar un papel en la planificación del inventario, ya que ciertamente hay ocasiones en las que la información del cliente es fundamental. Sin embargo, la mayoría de las veces, la propia planificación del inventario de un proveedor, cuando se basa en principios sólidos de gestión de materiales, es la herramienta más importante en la caja de herramientas para satisfacer económicamente la demanda de los clientes, a veces sin la necesidad de previsiones generadas por el cliente.

Un enfoque personalizado para la planificación estratégica de la demanda y las operaciones

Altemir Consulting puede ayudar a los fabricantes y distribuidores a establecer los elementos esenciales de un programa estratégico y coordinado de Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP) que abarque y resuelva la dinámica de la oferta y la demanda de su negocio, incluyendo:

• Previsión de ventas eficaz y práctica
• Planificación optimizada del inventario
• Protocolos de planificación de la capacidad
• Procesos de planificación del flujo de caja
• Planificación de capital
• Planificación de personal
• Planificación de la cadena de suministro