Baja precisión del inventario y cómo corregirla eficazmente

Una baja precisión del inventario puede causar estragos en las operaciones y la contabilidad financiera. A menudo, las organizaciones compensan el inventario inexacto comprando o fabricando más existencias de las necesarias. Las implicaciones de las prácticas ineficaces de gestión de inventario pueden incluir bajas tasas de cumplimiento de pedidos de los clientes, pedidos pendientes, plazos de entrega largos, paradas de trabajo, mano de obra infrautilizada, recuentos físicos de inventario frecuentes de pared a pared, informes financieros inexactos y un efectivo excesivo inmovilizado en el inventario. Si no se corrige, los efectos de las cantidades y los costes de inventario incorrectos pueden afectar a toda la empresa.

Una opinión popular es que añadir tecnología de códigos de barras o RFID proporcionará la clave que falta para mejorar la precisión del inventario. Si bien tales soluciones tecnológicas a veces pueden conducir a mejoras significativas, no suele ser el principal problema que impulsa el control del inventario. La tecnología generalmente puede mejorar la eficiencia al permitir que las transacciones se realicen más rápidamente. Pero, ¿es probable que una mejora de la eficiencia conduzca a una mejora de la precisión del inventario? La respuesta corta es a veces sí... a veces no.

Datos maestros de artículos problemáticos

En muchos casos, los datos maestros de números de artículo deficientes son la causa principal de los problemas de inventario. Los números de artículo duplicados y las unidades de medida incorrectas pueden hacer que el inventario sea virtualmente imposible de mantener con precisión, sin importar qué mejoras de proceso se instituyan. Esta situación puede ser particularmente delicada, ya que muchos sistemas de gestión de inventario no permiten que los números de artículo o las unidades de medida se cambien para preservar el historial transaccional. Esto significa que la situación debe resolverse marcando algunas piezas como inactivas, fusionando números de artículo duplicados y/o realizando operaciones a nivel de base de datos para refundir y convertir unidades de medida problemáticas. Esta es generalmente una tarea especializada no trivial con múltiples implicaciones operativas y contables que es mejor dejar en manos de un profesional experimentado.

Materiales indirectos, herramientas y suministros de taller

Para los fabricantes, una parte del mantenimiento de un inventario preciso es determinar adecuadamente qué debe ser un artículo de inventario y qué no. Los artículos de material como tuercas, pernos, pinturas y revestimientos pueden ser un desafío para medir con precisión cada vez que se utilizan en el proceso de fabricación. Como resultado, estas imprecisiones pueden agravarse con el tiempo, de modo que el inventario del sistema calculado nunca es fiable.

También existe la cuestión de si algunos artículos deberían tratarse más adecuadamente como material directo o indirecto. Teniendo en cuenta estas consideraciones, es importante saber que los materiales aún se pueden controlar eficazmente sin especificarlos en las listas de materiales y/o declararlos como artículos controlados por inventario en el sistema. Existen enfoques alternativos para gestionar los artículos que no son de inventario (por ejemplo, herramientas, suministros de taller, otros consumibles) que utilizan métodos visuales u otros métodos de seguimiento para garantizar que se mantenga un stock suficiente para evitar la escasez y las paradas de trabajo a niveles económicos. En muchas situaciones, algunos materiales se pueden gestionar de forma más eficaz y precisa sin la necesidad de MRP como un artículo que no es de inventario.

Sólida
Disciplina Transaccional

Con los datos maestros validados en su lugar, el camino más fructífero para resolver los problemas de precisión del inventario es examinar todos los puntos de contacto que un material o producto experimenta dentro de la organización para garantizar que las transacciones apropiadas se realicen con precisión y de manera oportuna. Esto incluye la revisión de procesos como la compra, la recepción, el consumo de material (en el caso de la fabricación), el control de calidad y el envío. Tanto los procedimientos de manipulación física como las entradas transaccionales basadas en computadora deben analizarse con ojo crítico. La mejora del proceso correcto, la capacitación de los empleados y la supervisión de la gestión a menudo pueden transformar las prácticas de control de inventario para mejor.

Conteo Físico de Pared a Pared

Los departamentos de contabilidad y cadena de suministro de una organización deben desempeñar funciones principales en la dirección de los recuentos físicos de inventario de pared a pared. Cuanto más grande sea el almacén y mayor sea el número de artículos de inventario, más difícil puede ser contar con precisión el stock físico. El evento de conteo debe estar bien organizado con un procedimiento claro y efectivo para garantizar que miles de dólares (¡o mucho más!) de inventario no se pierdan. También debe considerarse la eficacia de la organización física del almacén. Una vez más, un profesional experimentado es útil para establecer un proceso eficaz y sostenible.

Conteo cíclico

Cambiar el conteo físico de inventario de pared a pared por controles puntuales periódicos suele ser un alivio muy bienvenido para las organizaciones que han ajustado con éxito sus prácticas de control de inventario y quieren mantenerlo así. Estos controles puntuales periódicos a menudo se denominan "conteos cíclicos" o "conteos ABC". Este enfoque se basa en la verificación sistemática de las cantidades de inventario disponibles para una muestra de artículos estadísticamente importante que puede proporcionar confianza en que la gestión de inventario en su conjunto está bajo control. También brinda la oportunidad de revisar rutinariamente los costos unitarios para garantizar que la contabilidad de costos de inventario, no solo las cantidades de artículos, se mantenga con precisión.

Próximos pasos

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